چرا قوانین وجود دارند؟ - مجله میکونوس

خبرنگاران | واقعیت این است که همه دارای سطح مشابهی از عقل سلیم یا آگاهی نسبت به پیامد ها نیستند و نمی توانند مورد اعتماد قرار بگیرند. به همین علت است که سازمان ها به قوانین احتیاج دارند.

در دنیای بی نقص، ما کار خود را با راستی، صداقت، امنیت و دغدغه رفاه ذی النفعان انجام خواهیم داد. اما آیا برای یافتن نمونه هایی که این مسئله در آن ها رخ نداده، باید خیلی جست وجو کرد؟ همیشه از شرکت ها اختلاس می گردد و بعضی اوقات این اختلاس گران اقداماتی افراطی هم انجام می دهند تا اشتباهات خود را پنهان نمایند. یکی از نمونه های اخیر، تاجری فرانسوی است که تنها به خاطر پنهان کردن یک اشتباه بد، میلیارد ها دلار بدهی برای کارفرمایش به بار آورد.

چرا قانون داریم

متأسفانه بعضی افراد از شرایط به نفع خود استفاده می نمایند. به همین علت است که قواعد لازم هستند. بعلاوه باید درک کنید چرا قوانین وجود دارند و از چه چیزی حمایت می نمایند. وقتی این موضوع را درک کردید، می توانید به خود و دیگران یاری کنید تا از قوانین پیروی کنید و هماهنگی بیشتری در محل کار به وجود آورید.

اساسا دو نوع قانون وجود دارد. قوانینی که موجب امنیت و رضایت افراد می شوند و قوانینی که از منافع سازمان حمایت می نمایند. این قوانین در بسیاری از مواقع، هم پوشانی دارند.

کارمند سالم و راضی معمولا ثمربخش تر است و در نتیجه این مسئله به نفع هر دو طرف است. سیاست بیمارستان برای پرستاران را در نظر بگیرید. آن ها قبل از تحویل دارو به بیمار، باید برچسب دارو را چک نمایند. این سیاست، علاوه بر حمایت از بیماران، از پرستاران و بیمارستان نیز در برابر سهل انگاری ها حمایت می نماید. وقتی قانونی تصریح می نماید که قبل از کار با اره برقی باید دستگاه را درست تنظیم کنید، عینک ایمنی بزنید و هرگز به تنهایی کار نکنید، باید این قانون فورا درک و پذیرفته گردد.

اگر قواعد از ما حمایت نمایند، درک و پیروی از آن ها بسیار آسان تر است. در این شرایط، قواعد موجب امنیت افراد می گردد. بین قوانین و پیامد های بالقوه رابطه ای قوی وجود دارد. اما اگر این رابطه زیاد واضح نباشد، نتیجه چه خواهد بود؟ در این صورت ممکن است مشکلاتی برای مان پیش بیاید. این قوانین برای سلامت و رفاه سازمان بسیار مهم هستند.

تعیین قوانین درست به شیوه درست

یکی از دلایلی که افراد قانون شکنی می نمایند، این است که قوانین بسیار زیادی وجود دارد یا این قوانین معقولانه به نظر نمی رسند. کارمندان معمولا می خواهند مورد احترام و اعتماد باشند. وقتی اجرای قانون را در نظر می گیرید، آن را ارزیابی کنید تا تعیین گردد که آیا پیروی از آن آسان و معقولانه است و چه نوع عکس العملی را در پی خواهد داشت.

شرکت ها اغلب قوانینی وضع می نمایند که ارتباط ضعیف و فرهنگ بی اعتنایی نسبت به کارمندان را جبران و تعدیل می نمایند. اگر فکر می کنید افراد گروه تان از رفتن به آبدارخانه برای صرف چای یا قهوه به عنوان بهانه استفاده می نمایند، می توانید قانونی در زمینه زمان و تعداد دفعات رفتن به آبدارخانه در طول روز وضع کنید و بعد هم از کسی بخواهید این زمان را آنالیز کند! یا سعی کنید بفهمید که چرا افراد انگیزه ندارند و زمان کمتری را صرف کار می نمایند. اما وضع قانون برای زمان رفتن به آبدارخانه احتمالا بیشتر از آنکه مفید باشد، آسیب می رساند؛ و این امر هدف کلی قانون، یعنی بهبود سلامت و رفاه شرکت و افرادی که در آن کار می نمایند را تحت الشعاع قرار می دهد.

داشتن قواعد زیاد ناخوشایند و غیرمنصفانه است و این امر می تواند اعتماد را کاهش دهد. با این حال اعتماد بیش از حد و نداشتن قوانین کافی، یا اعمال نکردن آن ها هم به همان میزان خطرناک است.

وقتی گروهی دارید که اعضای آن به خوبی با یکدیگر کار می نمایند و کار ها به آرامی پیش می رود، فراموش کردن اجرای قوانین آسان است. فرض کنیم قرار است برای هر چک دو امضا بگیرید، اما حسابدار شما 8 سال در شرکت بوده و کارمند نمونه ای است. پس می توانید به او اعتماد کنید که چک ها را خودش امضا کند، این طور نیست؟ کم کم قانون دو امضا فراموش می گردد؛ تا وقتی رئیس تان متوجه می گردد که 50 میلیون تومان گم شده است. در این شرایط، قانون دو امضا بسیار معقولانه و ضروری به نظر می رسد. اگر چه شما هرگز احتمال این پیامد ها را نمی دادید، اما اکنون گرفتار دردسر شده اید.

پس چگونه افراد را به پیروی از قوانین و اعمال آن ها وادار می کنید؟ این دستورالعمل را اجرا کنید:

مطمئن شوید که قانون معقولانه است. این قانون باید با منافع کسب وکارتان مرتبط بوده و فقط قانون تصادفی، چون من گفتم نباشد. اگر موی آقایان باید کوتاه باشد، پس آمادگی دفاع از دلایل خود را داشته باشید و نشان دهید که چگونه موی کوتاه در موفقیت سازمان تاثیرگذار است.

کارکنان را مجاب به پذیرش قانون کنید. اگر افراد علت اجرای قانون را درک نمایند، احتمال بیشتری وجود دارد که از آن حمایت نمایند. وقتی قانون یا سیاست نوی را اتخاذ می کنید، برای گروه به طور شفاف شرح دهید که چرا اقدام به وضع آن نموده اید. در خصوص قانون بحث کنید و آن را به گونه ای تطبیق دهید که احتیاج های همه را برآورده سازد.

بر پیامد ها تأکید کنید. مطمئن شوید که افراد از پیامد های پیروی نکردن از قوانین آگاه هستند. خود قانون باید روشن باشد و شرکت باید قبل از تنبیه کارکنان به علت قانون شکنی، در خصوص آن شرح دهد. از مثال های فرضی برای تبادل نظر در خصوص احتیاج به این قانون بهره ببرید.

چگونگی اعمال قانون را آنالیز کنید. برای اطمینان از اینکه قوانین شما غیرضروری یا نامعقول نباشند، بر نحوه اعمال آن ها به وسیله ناظران و مدیران نظارت کنید. به این ترتیب، خواهید دانست که آیا قوانین به درستی و به طور یکسان اجرا می شوند یا خیر. بعلاوه قوانینی که اصلا اعمال نمی شوند را شناسایی کنید. اگر این اتفاق رخ داد، برای آن وقت بگذارید تا در وهله اول بفهمید که چرا این قانون به وجود آمد و تصمیم بگیرید که آیا هنوز لازم است یا باید به روزرسانی گردد.

قوانین خود را مرتبا بازبینی کنید. جامعه و کسب وکار ها مدام تغییر می نمایند و این یعنی قوانین شما نیز باید تغییر نمایند. چند سال قبل ما قادر به ردیابی کارکنان به وسیله تلفن های همراه مجهز به GPS یا استفاده از اینترنت برای آنالیز متقاضیان کار نبودیم. اکنون به قوانینی برای این موارد احتیاج داریم.

قوانین نو و تغییرات اعمال شده در قوانین قدیمی را به اطلاع برسانید. برای اطلاع رسانی، از روش های مختلفی هم چون پوستر های روی تابلوی اعلانات، ایمیل ها، جلسات و آگهی های روی کاغذ بهره ببرید. هدف شما این است که همه از قانون آگاه شوند، نه فقط افرادی که مستقیما تحت تأثیر هستند. اطلاعاتی درباره علت وجود قانون، علت احتیاج به اعمال آن و نحوه بهبود محل کار به وسیله این قانون اضافه کنید.

به افراد آموزش دهید تا قوانین را اعمال نمایند. اطلاع رسانی درباره وجود قانون برای مجاب کردن افراد به پیروی از آن کافی نیست. مدیران و ناظران باید بدانند که چه ابزار و پشتیبانی برای اجرای قانون در اختیار آن ها قرار گرفته است. تأکید کنید که قانون باید برای همه به طور یکسان اجرا گردد.